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Compare de manera sencilla dos libros de Microsoft Excel

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Trucos de Excel 2003: Obtenga información financiera y empresarial desde Microsoft Excel

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Notas a Managing Contacts with Act! 2005

Notas básicas a tener en cuenta:

• Activity Triggers: son eventos de programa que se ejecutan una vez que se ha terminado una actividad (algo parecido a las Macros)
• Modify Trigger: es un tipo de campo que se lanza un programa o una macro cuando en ese campo se introducen datos
• Formatos de Informes: se pueden imprimir los informes en formato HTML o PDF
• Se soportan por primera vez subreportes dentro de reportes
• Driving Directions: se pueden conseguir linkar direcciones a mapas de internet

1. Promoting a secondary contact: convertir un cotnacto que hasta ahora era secundario en primario: Pulsar el boton "promote" en la esquina superior izquierda de la pestaña "secondary contacts"

2. Para especificar Nombre, Apellidos e Iniciales (pagina 35 y 36): Tools/Preferences. Pulsar en la pestaña general el botón "Name Preferences". Si pulsamos "Automatically Show Contact Name Definition" parece que te pregunta y no da por supuesta la elección que hace

3. Introducir una Nota para Múltiples Contactos (Pág 39) -también vale para "attach file": se hace un lookup de los contactos que se quiere. Pulsar Contacts/Insert Note y pulsar current lookup en la esquina superior izquierda del cuadro de dialogo. Y pulsar el botón >> para pasar todos los contactos

4. Combiar contactos duplicados (página 43): "Tools/Copy/More Contact Data". En el cuadro de diálogo identifica el primer contacto duplicado. Con la tecla Ctrl localiza al otro contacto duplicado. Seguir el asistente

5. Reemplazar masivamente el valor de un campo (página 44): a. se hace un lookup de los contactos en los que trabajar. b. edit replace field. c. select a field. d.escribir el valor. e. pulsar ok. Ejemplo: puedo utilizar esto para completar la base de datos y cambiar todos los contactos que tienen País x España o Provincia x Madrid

6. Intercambiar calores de un campo (página 45) -o copiar valores de un campo a otro-: a.hacer el lookup. b. Edit/Swap Fields. c.Edit/Copy Fields. c. Seleccionar los dos campos a intercambiar.

7. Asociar Contactos con Compañías (página 49): a. Contact/New Contact. b. En el campo Company pulsar el botón de la derecha ... c. Buscar la compañía

8. Actualizar automáticamente los datos de una compañía en los campos de direcciones del contacto (Página 50): es necesario que los campos de los contactos estén lonkados con los de la compañía. Simplemente actualizando los cambios en el registro de la compañía, ACT! pregunta si se quieren actualizar los contactos.

9. Crear divisiones dentro de las compañías (página 51): a. localizar la compañía en la que se quiere. b. Groups/Companies/New Division c. En el campo "Company" de la División, meter el nombre de la División

10. Hacer un lookup de un campo básico (página 54): a.lookup b. seleccionar el campo básicio que vale para hacer la búsqueda. c. Si pone "Other Fields" se hacen búsquedas por campos no básicos

11. Hacer lookups con el botón derecho del ratón (página 57): a. el cursor debe estar en cualquier campo de la vistas de contactos, compañía o grupos. b. Pulsar botón derecho del ratón. c. Seleccionar lookup y seguir el cuadro de diálogo

12. Hacer lookup de compañías (p.63): a.En el menú elegir Lookup/Companies. b.a partir de allí como el el punto 10

13. Guardar un lookup como una compañá (p.64): a. hacemos un lookup con todos los contactos de la compañía. b.Click lookup/companies/save lookup as company. c. a partor de ese momento cualquier contacto que encaje en esa query será añadido a la compañía. Nota: también se puede guardar el lookup como un grupo y no como una compañía

14. Hacer un lookup de los annual events (p.73): a.click lookup/annual events. b.seguir el asistente

15. Buscar los contactos en los que ha habido cambios (p.74): a. click lookup/contact activity b. seguir el cuadro de diálogo

16. Buscar por palabras (p.75): a.click lookup/keyword search. b.seguir el cuadro de diálogo. c.si de los contactos que salen se quieren agrupar, pulsar el botón create lookup

17. Lookup by Example (p.76): se hace cuando queremos buscar (hacer un lookup) por múltiples campos a la vez. Si queremos convertir el lookup by example en una query avanzada, hay que pulsar el botón de Advanced Query en la esquina inferior izquierda (así puedo utilizar operadores de datos booleanos). Los operadores son: Contains, contains data, does nos contain data, ends with, greater than, less than, equal to, not equal to, start with, within last, within next -days-, on or before, on or after. Podemos salvar la Query como advanced query y luego recuperarla.

18. Exportar a Excel la lista de contacto: a.seleccionar los contactos a exportar (via selección con Enable Tag Mode o con un lookup). b. click Toools/Export to Excel

19. Asociar notas y registros históricos a un grupo (p.105): a. Click insert note o el botón de 2Record HIstory" en la pestaña de Historia. b. escribir el texto. c. En el cuadro de Diálogo pulsar el botón de "Associate With" d. Aparece el cuadro de diálogo para asociarlo con grupos/subgrupos/companies y divisions.

20. ¿Puedo insertar un fichero en un meeting o en una actividad?: Si. Ver página 114 en la pestaña details

21. Record History: es como crearse un "Journal" de cada contacto, sin necesidad de haber realizado una actividad. a. Elegir contactos b. Click Contacts/Record History. Nota: también se puede attach un fichero

22. Para crear tipos de To Dos personalizados: en la lista de Tareas Click Schedule/Manage/Activity Types. Idem para definir prioridades específicos.

23. Para crear o modificar un proceso de ventas (p.152): click contacts/opportunities/manage process lists

24. Como hacer un mail merge (p.183): a. se hace un lookup para seleccionar a quin se manda el correo. b. Tener cuidado de que los contactos tengan el campo de email "non empty". c. clock Write/Mail Merge. d. utilizar el asistente

Curso de etiquetas HTML

Bajar Etiquetas HTML.doc (27.5K)

Descripcion de las PowerToys para Windows XP

Outlook 2003 for Windows: Creating a Rule

Un buen artículo del MIT para crar reglas en Outlook Express
IS&T Article - Outlook 2003 for Windows: Creating a Rule

ACT! 2005 Screenshot Tour

Muy interesante el conjunto de nuevas funcionalidades de esta version
Hay que revisar alguna cosa pendiente:
1. existe nueva version para Palm
2. ¿el motor de busqueda y de queries cubre ya tablas de notas y de historia y actividades?

aquí está el link
ACT! 2005 Screenshot Tour

Un buen add-on para ACT!

Hay un buen addon para ACT! (al menos en la version 6) que se llama Stonefied Query (ver link)

Si sitio web nativo es www.stonefieldquery.com

Lo más importante es que permite hacer queries no sólo de las tablas de contactos, sino de las tablas de tareas, de notas y de historia.

Hay que ver como se montan las queries en la nueva version de ACT!2005 -ya lo he puesto en mi lista de features a revisar-

en el numero 12 de Act Extra hay un articulo sobre su funcionamiento, con un ejemplo de uso muy sencillo

Crear eBooks para la Palm

este es un link a un artículo de Pedro Luis Carrillo muy útil
el artículo se llama: Crea ebooks con el Palm Markup Language

adicionalmente hay un buen link en el site de Palm que da un poco mas de info esta vez en inglés
Make your own books
con cuatro opciones
Download Palm DropBook and MakeBook.
Read how to use Palm DropBook and MakeBook.
Learn the Palm Markup Language.
Converting to Palm eBooks